Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно отразить больничный в новом отчёте 6-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма 6-НДФЛ представляет собой вид отчёта, в котором содержится информация о сумме налогов и когда организация перечислила их в бюджет РФ. Процедура заполнения данных по налоговым вычетам на зарплату и больничные пособия различается.
Правила заполнения 6-НДФЛ с учётом больничного
Так, в качестве даты фактического получения дохода в виде зарплаты в отчёте будет указан последний день месяца, в который происходили начисления дохода. НДФЛ на зарплату, по закону, должен быть перечислен уже на следующий рабочий день после ее выплаты. А вот дата начисления пособия в отчёте будет совпадать с днём начисления зарплаты, но налог с больничных выплат будет перечислен по данной категории дохода не позже последнего дня месяца, в который больничный был оплачен. Получается, что выплата больничного происходит в один день с зарплатой, но даты налоговых отчислений по данным категориям будут разные, что и нужно указать в 6-НДФЛ.
При увольнении правила заполнения строк с уплатой НДФЛ будут следующими
К примеру, сотрудник написал заявление на увольнение и уволился 15-го числа. Расчет с ним произведут в этот же день, срок перечисления НДФЛ с зарплаты и компенсации отпуска — 16-е число, а срок перечисления НДФЛ с больничных выплат будет отмечен в отчёте последним днём месяца, когда производились выплаты.
Исключение составляет заполнение отчёта при увольнении. Здесь даты фактического получения всех выплат будут совпадать, как и дата отчисления налогов.
По общему правилу в расчете 6-НДФЛ информацию об отпускных нужно отразить в том периоде, в котором они выплачены. Исключение — если вы выплатили отпускные в последний месяц квартала и его последний день приходится на выходной (нерабочий) день. Тогда срок перечисления НДФЛ по отпускным наступит в следующем периоде. Датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты. Поэтому в расчете отразите только выплаченные отпускные, а отпускные, которые начислены, но не выплачены, указывать не нужно.
Такие отпускные нужно включить в разд. 2 в периоде их выплаты, а в разд. 1 расчета 6-НДФЛ уже в следующем периоде. Например, если отпускные выплачены в декабре и 31 декабря является выходным днем, в разд. 2 их нужно включить за этот год, а в разд. 1 – в I квартале следующего года.
В разд. 1 нужно отразить:
- в поле 020 – удержанный (в том числе с отпускных) налог, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
- в поле 021 – последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
- в поле 022 – общую сумму удержанного (в том числе с отпускных) налога, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
В разд. 2 нужно:
- в поле 110 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
- в поле 112 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
- в поле 120 отразить общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде отпускных;
- в поле 140 указать НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с отпускных;
- в поле 160 указать общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с отпускных.
При заполнении расчета за налоговый период сведения об отпускных и соответствующем НДФЛ отражаются также в справке о доходах и суммах налога физлица. Как правило, они приводятся в составе обобщенных данных в разд. 2 справки и в Приложении к ней.
Выплаты в натуральной форме в 6-НДФЛ
Доходы в натуральной форме отражают в 6-НДФЛ по общим правилам, однако есть некоторые особенности.
Такой доход может облагаться по ставке 13%, 15% или 30% в зависимости от того, кому он выплачивается и по какому основанию. Если вы выплачивали физлицам доходы, облагаемые по разным ставкам, заполняйте разд. 1 и 2 отдельно для каждой из них.
В разд. 1 НДФЛ с дохода в натуральной форме отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразить налог нужно следующим образом:
- в поле 020 включите удержанный с таких доходов НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
- в поле 021 укажите срок перечисления налога;
- в поле 022 отразите сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021 соответствующей строки.
При необходимости заполните другие поля разд. 1.
Раздел 2 составляется на отчетную дату нарастающим итогом с начала года в отношении доходов, облагаемых по соответствующей ставке. Начиная с отчетного периода, в котором доход в натуральной форме передан физлицу, отражайте его в разд. 2 следующим образом:
- в поле 100 укажите ставку в отношении которой заполняется раздел (например, «13»);
- в поле 110 включите сумму дохода в натуральной форме;
- в поле 120 укажите количество физлиц, с начала года получивших от вас облагаемый доход, в том числе в натуральной форме;
- в поле 130 отразите общую сумму налоговых вычетов, которые вы предоставили с начала года;
- в поле 140 отразите исчисленный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда доход был передан физлицу;
- в поле 160 отразите удержанный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда налог был удержан. Если налог с него не был удержан (например, из-за того, что физлицу не выплачивались доходы в денежной форме), то в поле 160 поставьте «0» (при условии, что налог по соответствующей ставке не был удержан с других доходов).
- в поле 170 укажите НДФЛ, который не был удержан на отчетную дату.
При необходимости заполните другие поля разд. 2.
Выплаты при увольнении в 6-НДФЛ
Выходные пособия в пределах необлагаемых размеров в расчете 6-НДФЛ не отражаются.
Выплаты при увольнении свыше необлагаемых пределов (например, выходное пособие) отражаются в расчете 6-НДФЛ в сумме такого превышения. А выплачиваемые при увольнении зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются в расчете 6-НДФЛ в полном размере.
Датой фактического получения дохода для оплаты труда является последний рабочий день сотрудника, для других выплат (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие сверх норматива и т.д.) – дата выплаты. В большинстве случаев эти даты совпадают, поскольку по общему правилу работодатель производит расчет с работником в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).
В разд. 1 нужно отразить:
- в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении;
- в поле 021 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода при увольнении;
- в поле 022 – общую сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021, в том числе сумму налога, удержанную с выплаты при увольнении.
В разд. 2 нужно отразить:
- в поле 110 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года, в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 112 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года по трудовым договорам (контрактам), в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 120 – общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе при увольнении;
- в поле 140 – сумму НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с выплаты при увольнении;
- в поле 160 – общую сумму НДФЛ, удержанную с начала года, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении.
Если на организацию режим нерабочих дней распространяется.
Если учреждение не относится к организациям, перечисленным выше, то суммы оплаты отпуска за март 2020 год и пособий по временной нетрудоспособности, выплаченные работникам организации в марте 2020 года, подлежат отражению:
|
В разд. 1 формы 6‑НДФЛ |
За I квартал 2020 года |
|
В разд. 2 формы 6‑НДФЛ |
За полугодие 2020 года |
Пошаговая инструкция по заполнению
Рассмотрим, как правильно отражается больничный лист в справке.
Раздел 1:
- В графе 010 вписывается ставка налога.
- В пункте 020 отображается сумма начисленного дохода, дата выплаты которого относится к отчетному периоду.
- В графе 030 указывается сумма налоговых вычетов за указанный период (если они были).
- В строчке 040 отображается сумма исчисленного налога.
Раздел 2:
- В пункте 100 отображается дата выплаты доходов по факту.
- В графе 110 вписывается дата удержания налога.
- В пункте 120 указывается день перечисления НДФЛ в бюджет. Здесь нужно поставить крайний срок, утвержденный законодательством.
- В графе 130 исчисляется сумма дохода.
- В пункте 140 исчисляется сумма налога.
Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.
Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:
- последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;
- 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.
Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:
- каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;
- не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;
- не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.
Правила заполнения строк 6-НДФЛ: отражаем операции по обработке больничного
Покажем, как отразить больничный лист в 6-НДФЛ, с привязкой осуществляемых действий к строкам формы отчета.
Важно! КонсультантПлюс предупреждает С отчетности за I квартал 2021 года нужно подавать расчет 6-НДФЛ по новой форме. В его составе нужно сдавать справку о доходах и суммах налога физлица (ранее это 2-НДФЛ). В приложении к приказу, утвержденному ФНС, есть и форма справки о доходах, которую выдают работникам. Подробнее обо всех изменениях в формах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ с 2021 года можно прочесть в Обзоре от КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе. Это бесплатно.
| Строка | Действие | Срок выполнения | Норма НК РФ |
| 010 | Начисляем доход | В день выплаты | Ст. 223 |
| 140 | Исчисляем НДФЛ | В день выплаты | П. 3 ст. 226 |
| 022, 160 | Удерживаем НДФЛ | В день выплаты | П. 4 ст. 226 |
| 021 | Перечисляем НДФЛ в бюджет | Последнее число месяца, в котором выплачены средства. При совпадении с выходным переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ) | П. 6 ст. 226 |
Выплата отпускных и больничных происходит не в установленные сроки, а вместе с заработной платой. Разделять ли эти виды выплат по отдельным строкам расчета по форме 6-НДФЛ?
31.03.2017Автор: Валерий Молчанов, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ,профессиональный бухгалтер
Начиная с 2016 года на налоговых агентов возложена обязанность по ежеквартальному представлению расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (далее — форма 6-НДФЛ, Расчет 6-НДФЛ) (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).
Форма 6-НДФЛ содержит два раздела: «Обобщенные показатели», в котором указывают обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке, и «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» (далее — раздел 2), в котором указывают даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.
Согласно пункту 4.2 порядка заполнения и представления Расчета 6-НДФЛ (далее — Порядок) (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) в разделе 2 формы 6-НДФЛ указывают:
- по строке 100 — дату фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
- по строке 110 — дату удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;
- по строке 120 — дату, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
- по строке 130 — обобщенную сумму фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату;
- по строке 140 — обобщенную сумму удержанного налога в указанную в строке 110 дату.
Если в отношении доходов, имеющих одну дату их фактического получения, сроки перечисления налога различны, то строки 100-140 заполняют по каждому сроку перечисления налога отдельно. При этом какие-либо особенности заполнения отдельных строк формы 6-НДФЛ, в том числе раздела 2, непосредственно Порядком не определены.
В соответствии с положениями главы 23 Налогового кодекса дата фактического получения дохода, дата удержания НДФЛ и срок перечисления НДФЛ в бюджет — это три самостоятельные даты, каждую из которых определяют на основании отдельных норм указанной главы. В общих случаях при выплате доходов в денежной форме:
- дату фактического получения доходов определяют как день выплаты (перечисления на банковский счет) такого дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);
- удерживают начисленную сумму НДФЛ налоговые агенты непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ);
- перечисляют сумму исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ) (за некоторым исключением).
Как отражать перечень уплаты больничных пособий, опираясь на листки нетрудоспособности в конце годового периода
Годовой период уплаты начисленных налогов предусмотрен для его начисления с доходов работников различных компаний вне зависимости от вида деятельности. В течение этого периода нужно произвести нужные расчеты уплат и издержек с представленных сумм.
Загвоздка может возникнуть во время операций разделения начисленной суммы больничного, о котором уведомляются кадровые работники предприятия самим сотрудником в конце года. Исчисление суммы налога должно происходит вместе с начислением выплаты больничного пособия.
Отчетность 6 НДФЛ и больничный лист, вписанный в нее, не должны содержать сумму начисленного, но еще не переданного в бюджет государства налога НДФЛ. По этой причине нужно указывать дату начисления, а также удержания налоговой ставки по пособию больничному в том же периоде, что и фактическое получение доходов работником.
Переходящие суммы бюллетеней отражаются аналогично, как и в отчетности квартального уровня. Расчет представленной формы за декабрь месяц 2021 должен быть отражен уже в январе 2020 года в полном соответствии с установленными правилами. Этот принцип действует в том случае, когда расчетные операции осуществляются в следующем периоде налоговых начислений и выплат. Пока год не закончен отражение начисленных денежных сумм должно отражаться до окончания декабря. Правила того, как отразить больничный в 6 НДФЛ установлены законодательно. Планы по их изменению пока отсутствуют.
Как отражать перечень денежных сумм бюллетеня в 1 квартале за месяц декабрь прошлого года: наглядный пример
Работнику М. предприятия «Промлайт» выдали листок, свидетельствующий о нетрудоспособности по причине болезни на период с 15 декабря до 25 декабря 2021 года включительно. Закрытый документ представленного типа предоставлен сотрудником уже 26 декабря 2021 года. Отпускной доход в качестве больничного пособия составил 10 тыс. руб. Сумму в полном объеме была выплачена 29.12.2019. В этом случае отчет отражает следующую информацию:
- 020 – 10 тыс. руб.;
- перерасчет по графам 040 и 070 – 1 тыс. 300 руб.;
- 100 и 110 – 29 декабря 2021 года;
- 120 – 31 декабря 2021 года;
- 130 – 10 тыс. рублей;
- 140 – 1 тыс. 300 рублей.
Больничный в 6-НДФЛ в 2019 году
Больничные в 2019 оду отражаются в 6-НДФЛ в разделах 1 и 2 в периоде их выплаты работникам.
При этом, если больничные выплачены в последнем месяце квартала и последний день этого месяца выпадает на выходной, то в 6-НДФЛ данного квартала больничные попадут только в раздел 1, а в раздел 2 – уже в следующем квартале (Письмо ФНС от 13.03.2017 № БС-4-11/4440@). Например, информация о выплаченных в марте 2019 года больничных пособиях попадет в раздел 1 6-НДФЛ за I квартал, а в раздел 2 – за полугодие 2019 года.
По общему правилу, в разделе 1 6-НДФЛ укажите:
- в строке 020 – все пособия, выплаченные в отчетном периоде, вместе с НДФЛ;
- в строках 040 и 070 – НДФЛ с выплаченных пособий.
В разделе 2 покажите все пособия, выплаченные в последнем квартале отчетного периода (Письмо ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@). Заполните отдельные блоки строк 100 – 140 для всех пособий, выплаченных в один день, указав:
- в строках 100 и 110 – дату выплаты;
- в строке 120 – последний день месяца, в котором выплачены пособия. Если это выходной, укажите первый рабочий день следующего месяца (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@);
- в строке 130 – пособия вместе с НДФЛ;
- в строке 140 – удержанный с пособий налог.
Не надо показывать в разд. 2 пособия, выплаченные в последнем месяце квартала, если последний день этого месяца приходится на выходной. Такие пособия включайте в разд. 2 6-НДФЛ за следующий квартал. Например, пособия, выплаченные в марте 2019 г., не надо включать в разд. 2 6-НДФЛ за 1 квартал 2019 г. Ведь срок уплаты налога с этих пособий по ст. 226 НК РФ – 01.04.2019 (Письмо ФНС от 13.03.2017 № БС-4-11/4440@).
Пример больничных в 6-НДФЛ (с учетом переходящих выплат):
В 1 квартале 2019 г. выплачены пособия по больничным:
- 20.02.2019 – 9 895,79 руб. НДФЛ с него 1 286 руб.;
- 05.03.2019 – 17 102,89 руб. НДФЛ с него 2 223 руб.
НДФЛ с этих пособий перечислен в день их выплаты.
29.03.2019 начислено пособие 22 652,05 руб., которое выплачено 01.04.2019.
Общая сумма пособий, выплаченных за 1 квартал 2019 г., – 26 998,68 руб. (9 895,79 руб. + 17 102,89 руб.), НДФЛ с них 3 509 руб. (1 286 руб. + 2 223 руб.).
Как отразить больничный в 6-НДФЛ?
По ст.226 НК РФ датой получения дохода в виде оплаты листка нетрудоспособности признается тот день, когда пособие фактически выдано сотруднику. В этот день нужно не только выплатить денежные средства по листу, но и посчитать и удержать НДФЛ, перечислить его нужно до конца месяца, в котором выдано пособие.
Больничные входят в состав строк 1 и 2 разделов 6-НДФЛ.
В 1-м разделе показывают данные по всем пособиям, начисленным в отчетном периоде с начала года. Во 2-м — отражается информация по выплатам за последний квартал.
Пособие по нетрудоспособности нужно отразить в 1 разделе в строке:
- 020 — показывается налогооблагаемый начисленный доход, сюда входят все те больничные, дата выплаты которых вошла в отчетный период — как заполнять строку 020 6-НДФЛ;
- 040 — показывается НДФЛ с дохода из стр.020, ставка 13% умножается на значение из стр.020 — как заполнять строку 040 6-НДФЛ;
- 070 — показывается НДФЛ, который удержан, в отношении оплаты нетрудоспособности дата исчисления и удержания налога совпадает, поэтому в части отражения данных о пособии по нетрудоспособности показатели строк 040 и 070 совпадают;
Больничные во 2 разделе нужно отразить в строках:
- 100 — дата получения дохода в виде оплаты листка нетрудоспособности — это день, когда выдают работнику средства в счет пособия по листу;
- 110 — дата удержания налоговой суммы — с больничного это та же дата, что и в строке 100;
- 120 — дата перечисления — для листов нетрудоспособности — до конца месяца, когда произведена выплата средств;
- 130 — в эту строку входят все те суммы пособий, дата выдачи которых вошла в последний квартал;
- 140 — в эту строку входит НДФЛ с тех сумм больничных, которые отражены в поле 130.
Ниже на примере даны необходимые пояснения по заполнению формы 6-НДФЛ в отношении выплат по листкам нетрудоспособности.
Также предлагаем ознакомиться с порядком отражения авансов в 6-НДФЛ.
Заполнение 6-НДФЛ с больничным: пример
Переведем таблицу в практическую плоскость и посмотрим, как действия с больничным отразятся в 6-НДФЛ, на конкретных цифрах.
Пример 1
Работник организации болел с 12 по 25 февраля 2021 года. К выполнению трудовых обязанностей он приступил 26 февраля и в этот же день отдал больничный лист бухгалтеру.
По итогам расчетов ему 26.02.2021 было начислено пособие за первые 3 дня болезни в сумме 4 500 руб. Выплата же была произведена в день ближайшей выдачи заработной платы — 09 марта этого же года.
Все эти действия отразятся в отчете за 1 квартал 2021 года и в привязке к его строкам будут выглядеть так.
В разделе 2 пособие войдет в состав следующих строк:
| Строка | Значение |
| 100 | 4 500 |
| 140 | 585 |
| 160 | 585 |
Выплаты по больничному отражаются в 6-НДФЛ в том отчетном периоде, в котором больничный был фактически оплачен. Особенностью является то, что НДФЛ по таким выплатам перечисляется в бюджет не позднее последнего дня месяца выплаты.
Если последний день месяца является выходным, то срок оплаты налога смещается на следующий месяц и при этом может попасть в следующий квартал. В последнем случае данные по ПВН разделяются на 2 отчета: в периоде выплаты пособия они вносятся в раздел 1, а в разделе 2 показываются уже в следующем периоде.
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.